システムを崩壊させないために
私たち管理者は、組織を円滑に効率よく動かすために、しばしば「システム（仕組み）作り」を行います。
これも管理者としての大きな仕事のひとつだからです。
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人・物（商材）・金・情報が経営の大きな要素であることは、よく知られています。
そのために、それらの必要なシーンでそれぞれの部署や立場で仕組み（システム）を作る能力が要求されます。
大きなシステムか小さなものかは別にして、もちろんあなたも、何回かシステム作りの作業をされたことがあるのではないでしょうか。
最高のシステムというのは、「本人や相手などの当事者に、システムと感じさせないシステム」だといわれています。
気付かないうちに、その引かれたシステムのレールに乗って走っていて、気が付けば目的地に着いているというような・・・。
また、最高のシステムは私たちのこの身体だといわれているのはご存知でしょうか？
私がサプリメントアドバイザーの資格を取るために、勉強していたときに教えていただいたことです。
なにかの病気で無い限り、呼吸をしなければいけないと思って息を吸っている人はおられないでしょう。気が付けば息をしている。
心臓を動かさないといけないと思って、鼓動させてはいないと思います。意識しなくても動いてくれています。
また、出血したら血管内に血液を固める因子が多量に出され、血が固まると今度は血栓を防ぐために、それを溶かす線溶系因子が出されてくる。なんと見事なシステムなのでしょう。
このような見事なシステムは、なかなか私たちには作れませんが、しかしながら、細かな日常業務上の必要な仕組み作りの機会は良くあることです。
大抵の日常においての流れは、ほとんどスタッフの頭の中に入っていますが、共通してミスをおかすことが続いたら、システムを明確に作成しなおす必要があります。
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システムの策定の仕方
システムを策定するに当たっての留意点を書いておきます。
・ コンピューターのプログラム作りに似ている
・ 全体の仕組みを考える人を、システムエンジニアという
・ 一つ一つのプログラムをつくる人をプログラマーという
・ まずはプログラマーから始めるのがよい
１．先ず、「何をしたいのか」の目的を、ハッキリさせることが重要です。
そして、そのシステムの始まり（A点）は何か、その終着点（Z点）は何かを決めます。
２．A点からZ点に到達するまでに様々なプロセスがあると思いますが、しなければならないそのプロセスをできるだけ細かく、一つずつ、書き出していきます。
３．その一つずつの作業を、具体的に５ｗ２ｈに落とし込みます。
例えば、横軸に＜摘要＞＜ＷＨＯ＞＜ＷＨＥＮ＞＜ＷＨＥＲＥ＞＜ＷＨＡＴ＞＜ＨＯＷ＞＜ＷＨＹ＞＜ＨＯＷＭＵＣＨ＞＜確認事項＞＜確認者＞、
縦軸を時間軸として、＜A＞＜B＞＜C＞～～＜Z＞に２．で書き出したプロセスを記入して、＜A＞の作業が終わったら、次に移らなければいけない＜B＞の作業の５ｗ２ｈの手順を書いていきます。
このようにして、システムにしたい作業工程を一覧表にします。
一通り出来上がったら、そのシステムに関係するスタッフを集めて検証してください。
あなたが作ったシステムと言えども、抜けているところがあるかも知れません。みんなで共有して下さい。
そのシステムが必要となったということは、部内で何らかの不備があったのでしょうから、尚更現場のみんなの意見を聞いて、その不備をなくすという取り組み姿勢が必要です。
システム作りに慣れていない間は、複数の目的を組み込んだシステムは失敗することが多いので、初めのうちは単発の短いシステムから始めると良いでしょう。
システムを崩壊させないシステムとは
ある程度の中間管理職におられる人は、仕組みなんて沢山作ってきたと思います。私もそうでしたが、でも中々そのシステムが上手く行かずに、途中で頓挫をしてしまい、気が付くとそのシステムそのものすらなくなっている（泣）というご経験もおありではないですか？
私も少なからず経験しています。その時はショックでしたね。何度もガックリ来ました（笑）。
どうすれば、折角作った仕組みを維持できるのかを真剣に考えました。
そして長年かかってようやくその解決方法を見つけました。その解決方法とは・・・・。
それは、あるシステムを作ったら、そのシステムがキチンと機能しているか、稼働しているかという「システムをチェックするシステム」が必要なのだということです。大抵は、仕組みを作り上げて、「これでやってください！」で終わってしまっています。
そして、いつの頃か気が付けば、そのシステムは雲散霧消して跡形もない。こんな悲劇はいっぱいあります。
ですからこそ、「その仕組みをチェックする仕組み」は必須なのです。
会社のトップはその仕組みのチェックマンをたまにチェックする必要はありますが・・・（笑）。
弊社のその後に構築したシステムの成功は、専務を最終チェックマンとして、中間管理職からシステムチェックの報告を上げさせたことです。
この「システムをチェックするシステム」は、組織運営上とても重要なシステムと言えます。
ご参考にしていただければ幸いです。
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